二、电子环境对书稿档案管理的影响
    1.收集难齐全。在电子环境中，书稿档案收集对象日益复杂，不仅有纸质文件，还有电子文件。然而，传统意识中的书稿档案，即纸质档案文件，往往能得到人们的注意，而电子档案文件却往往被人们忽略，从而使档案文件的收集无法齐全。例如，作品原稿在它被打印成纸质稿后，电子稿就会被忽视，不能作为档案收集起来；又如，责任编辑在加工书稿时，不注意备份，修改稿覆盖原始稿，使原始稿信息丢失，文件不复存在，无法收集。另外，如果不注意历次修改稿的备份，那么责任编辑加工书稿的记录就无从收集。再如，选题时形成的请示、报告和上级的指示、批复，在处理完毕之后，人们往往把它存在计算机硬盘上，如果偶尔出现操作失误，文件信息就会丢失，文件也就无法收集。
    2.整理难有序。在整理书稿档案时，首先要对其进行分类。传统的分类方法是：一级分类是以一本（套）书为单位，二级分类是以材料类型为单位。然而，电子文件出现后，传统的方法已难以满足分类的要求。例如，不同载体的文件尽管内容具有相关性，在分类的时候也要考虑载体材料的保管期限问题。因为，磁性材料的保管寿命一般在十几年到几十年不等，而纸质材料的保管寿命则是上千年。另外，由于数字技术的不断更新，影响着磁性载体的使用寿命。因此，内容相关而载体不同的文件不能分为一类，在一定程度上影响着档案的有序化整理。
    3.保管难集中。如果内容相关而载体不同的文件不能分为一类，它们就无法集中保管。作品原稿和它的打印稿、责任编辑的历次加工稿、作者的历次修改稿、历次校对稿等，它们在图书的编辑过程中，都可能同时或先后形成纸质文件和电子文件。如果它们不能分为一类而集中保管，就容易造成档案内容的分散，不利于检索和利用。
    三、电子环境中书稿档案管理策略
    1.改变观念，建立书稿档案现代化管理体制。改革落后的管理方式和机制，建立新的计算机管理规范和措施，推进书稿档案管理体制的改革。建立书稿档案管理数据库、样书数据库、电子存储档案数据库等，完成目录的计算机检索。依托出版社的网站和局域网这个平台，设立书稿档案管理的链接，方便人们的查寻和利用。利用计算机、扫描仪和数码照相、刻录机等数字设备，对重要书稿档案进行数字化处理，为实现文档一体化管理做好准备。
    2.提高认识，树立“虚拟”档案观。由于电子文件是以数字的形式存储于计算机硬盘、软盘和光盘内，具有非人工直接识读性、对计算机系统管理的依赖性等特点，在自然环境中人们无法看到它，通常称其为“虚拟文件”。正因为它在自然环境中看不到、摸不着，因此往往被人们忽视。这种“忽视”对档案管理的影响却是不容忽视的，它会造成档案资源的流失。实际上，虚拟不等于虚无，在电子环境中它仍然以字节、比特方式存在着，并体现着它的信息价值。我们必须树立“虚拟”档案观，加强对“虚拟文件”的档案化管理，包括电子书稿文件的档案化管理。
    3.把握收集环节，把住来源关。档案管理的关键一环是把握档案的来源，做好收集工作，特别是在电子环境中，此环节显得尤为重要。书稿档案的来源不同于文书档案，其特点主要表现在两方面：(1)形成者人数较多。一本（套）书的书稿档案是由多方面人员形成的，包括原稿作者、责任编辑、外审和会审人员、编辑室主任、总编辑、装帧设计人员、校对人员、财会人员、发行人员等，在一定程度上增加了收集工作的难度。(2)主要形成者的工作具有外向型特点。原则上书稿档案的收集应由责任编辑来完成，但作为书稿档案的主要形成者——责任编辑来说，经常要外出组稿、开会，这种工作状态，不可能随时从事文件的收集工作，更不能保证收集齐全。这样就不利于档案文件的收集，特别是电子档案文件的收集，从而影响书稿档案的完整性。基于上述原因，在出版单位，档案的收集仍然应该由档案人员负责。他们应帮助书稿文件的形成者树立档案意识，特别是“虚拟”档案意识，把住档案文件的来源关，特别是电子文件来源关。档案人员要把握收集的环节：一方面根据图书出版的全过程，分阶段对纸质文件进行收集；另一方面要求形成者养成实时归档的习惯。
    4.改变传统的管理方法，构建新的管理模式。纸质文件和电子文件共存时期，对书稿档案的管理可借鉴文书档案管理的经验，实行“双轨制”。在电子书稿文件的操作过程中要严格实行备份制度，不能在原始稿件上进行修改和加工。电子书稿文件要施行实时归档制度，即利用文件处理软件，在文件处理完毕后，通过网络随时存入档案数据库，不必再等到图书出版之后。因为电子文件具有信息易更改、易流逝的特点，如果等到图书出版之后归档，其信息随时可能因为操作不慎等原因而导致文件丢失或失真，而内容相同或相关的纸质书稿文件则仍然可以在图书出版之后归档。电子书稿档案的整理，可以采取传统方法进行分类，但分类标准要与内容相同或相关的纸质档案一致，并以内容相同或相关的纸质档案为准。从目前情况看，纸质档案仍是书稿档案的主要成分，而且在今后相当长一段时期不会改变。电子书稿档案的保管，要实行“双套制”，电子文件必须同时生成纸质文件进行归档，并分别保管。电子文件的在机保管应以文件夹为保管单位，一个类别的文件集中放在一个文件夹内，如果进一步分类，可以设夹中夹。脱机保管应以磁盘和光盘为保管单位，一个类别的文件应集中拷贝到一个磁盘或光盘上，并给以相应的档号，不同类别设不同的档号。档号要保持电子档案与纸质档案的一致性，以保证查找利用的方便。

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