书稿档案是出版社在编辑、出版图书过程中形成的，按照一定的规律收集、整理、保存起来的，具有查考价值的文件材料（包括文字、图表、声音、图像等），是编辑出版工作的真实记录，是国家档案的一个重要组成部分。按内容划分，书稿档案可分为主体材料和背景材料。主体材料包括：选题论证材料及审批材料，如审批、落实选题过程中的各种请示、报告，上级的指示、批复；法律材料，如各种合同书、授权书、意向书；作品的原稿（手迹）；审查材料，如责任编辑的初审意见、外审意见、会审意见、编辑室主任及总编辑（副总编辑）的复审终审意见；书稿的加工材料，如责任编辑加工整理书稿记录、责任编辑撰写的出版说明、对作品的评价、作者对书稿的修改记录；装帧设计材料，如封面设计、插图绘制、版式设计通知单及设计制作记录；付印材料，如发稿、发排通知单、发稿后的变动情况记录、校对作业单及各校次的质量记录、付印清样、付印及定价的审批手续、版权数据文件；结果材料，如各版次的样书、稿酬结算单及支付记录、经济效益记录、版权贸易合同、意见书及与之有关的各种资料。背景材料包括：电话记录、面洽记录、会议记录、组稿过程记录，著作权人及作者、著作权人代表登记表，责任编辑与作者就有关书稿问题的往来信件，对图书的宣传评论材料、广告、重要的读者来信、获奖或受查处情况记录，新书发布会资料。
    一、电子环境下书稿档案的特点
    按照传统的管理方式，上述材料都要在图书出版后一个月内，对其进行收集、整理、归档保管。而电子时代，传统的按部就班的管理方式受到了挑战。书稿档案从操作方式、载体形式到内容形式都发生了质的变化，具有以下几方面的特点：
    1.随意性操作。在书稿档案文件的形成过程中，人们已经大量地使用计算机网络进行操作和信息交流。目前，由于没有统一的规范，形成书稿档案文件的操作方式存在很大的随意性。例如，对于作品的原稿，大部分作者是用下载的方式形成电子稿，有的作者用打印的方式形成打印稿，个别作者则用手工的方式形成纸质稿。又如，选题时形成的请示、报告和上级的指示、批复，一般都是用计算机起草，以网络的方式传递，但需要本单位领导审查时，还要用打印的方式形成打印件。另外，版权数据文件也都是以网络的方式传递。再如，法律文件、审查材料、校对材料、付印材料、结果材料以及大部分背景材料，都是要用打印的方式形成。这些方式的选择，很大程度上是约定俗成，并没有一定之规，操作者觉得哪种方式方便，就采取哪种方式，随意性很强。
    2.多种载体共存。由于网络传输、激光照排、校对软件、电子扫描等高新技术的应用以及新型材料的使用，书稿档案的载体形式发生很大的变化，出现了多种载体共存的现象。目前的书稿档案文件，有的是以纸质材料为载体，如法律文件中的各种合同书、授权书、意向书。它们是需要当事者双方签字才可以生效，在数字签名的法律效力没有得到广泛承认之前，法律文件的载体材料是不会改变的，包括书稿档案中的法律文件。审查材料中的初审意见，外审、会审意见，编辑室主任及总编辑（副总编辑）的复审、终审意见，都是在固定的纸质表格上进行，因此形成的全部是纸质文件。有的是以磁性材料为载体，如大部分的作品原稿、责任编辑加工整理修改书稿记录、责任编辑与作者的往来信件、装帧设计材料、校对稿等。另外，版权数据文件都是在网上获得电子文本，然后下载到磁盘或光盘上，交印刷厂付印的。
    3.内容形式部分数字化。电子书稿文件，与其他电子文件一样，是以不同的“0”、“1”代码序列作为记录符号，以16位二进制的数字编码（计算机内码）形式存在的文件。它具有电子文件的所有特征：非直接识读性、管理的系统依赖性、信息的自由移动性、存储的高密度性、多媒体集成性、形成与更改的可操作性。但从目前的情况来看，大部分书稿档案仍处于纸质阶段，确切地说，书稿档案正处于数字化的过程中，而且这个过程是漫长的。

[1] [2] 下一页